POLÍTICA DE PRIVACIDAD TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE PRIVACIDAD TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ARUKAY S.A.S.

EN CALIDAD DE RESPONSABLE

ARUKAY S.A.S, sociedad con NIT. No. 900.753.991-1, en adelante “La Compañía”, es responsable de los datos personales e información que le suministran sus empleados, aspirantes a ser empleados, exempleados, contratistas y ex contratistas, así como de sus clientes actuales, antiguos y potenciales, proveedores y ex proveedores, accionistas, consumidores finales y usuarios.

En la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales en calidad de Responsable se establecen las finalidades, tratamiento y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente política a través de nuestra página web, o a través de cualquier otro medio idóneo para manifestar la voluntad de aceptar esta política. La celebración de contratos de trabajo y de prestación de servicios con La Compañía, la postulación para suscribir estos contratos y/o la aceptación expresa o tácita de la presente política, implica la aceptación de los Titulares de la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen.

RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS.

El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los Titulares es ARUKAY S.A.S, sociedad con NIT. No. 900.753.991-1, su domicilio y dirección es en la Carrera 15 #127B-78, apartamento 403, en la ciudad de Bogotá D.C., D, Colombia; teléfono: +1 (646) 675-7650 ; Correo electrónico de notificación judicial: [email protected]

ASPECTOS GENERALES DE LAS NORMAS SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y VIGENCIA.

2.1. Legislación Vigente: La legislación Nacional vigente en materia de Protección de Datos Personales es la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015 y las normas que las reglamenten, reemplacen o modifiquen.

2.2. DEFINICIONES: Para el mejor entendimiento y cumplimiento de la presente Política se deben tener en cuenta las siguientes definiciones de carácter legal:

Aviso de privacidad: es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la Compañía para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de Datos:Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Consulta: solicitud del Titular del Dato Personal, de las personas autorizadas por éste, o las autorizadas por ley, para conocer la información que reposa sobre él en las Bases de Datos de la Compañía.
Dato personal:Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato personal privado: dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato personal semiprivado: dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general. Por ejemplo: el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
Datos sensibles: Son los que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, como la huella dactilar.
Encargado del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Incidente de seguridad: Se refiere a la violación de los códigos de seguridad o la pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos.
Plataforma: Se refiere a Arukay identificada con el dominio arukay.com.
Reclamo: solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos.
Responsable del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Requisito de procedibilidad:paso previo que debe surtir el Titular antes de interponer una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Este consiste en una reclamación directa al Encargado o Responsable de sus Datos Personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales como, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación, transferencia, transmisión, actualización o supresión de los Datos Personales, entre otros. El Tratamiento puede ser nacional (dentro de Colombia) o internacional (fuera de Colombia).
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Transferencia: Tratamiento de Datos Personales que tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envía los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera de Colombia.

2.3. Principios que rigen el tratamiento de datos personales: Todas las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales que se encuentran en la base de datos de La Compañía deben cumplir con los principios reconocidos por la ley y la jurisprudencia de la Corte Constitucional colombiana, los cuales se resumen a continuación:

Principio de finalidad: El Tratamiento hecho a los datos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de Necesidad y Proporcionalidad: Los datos personales registrados en la base de datos deben ser los estrictamente necesarios para cumplir las finalidades del Tratamiento. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.

Principio de Temporalidad: El período de conservación de los datos personales en nuestra base de datos debe ser el necesario para alcanzar la finalidad para la cual los hemos recolectado.

Principio de libertad:El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular de los datos. Por ello, los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial.

Principio de veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No está permitido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia:En el Tratamiento se debe garantizar el derecho del Titular a obtener de La Compañía, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida:Los datos personales, salvo la información pública, sólo puede estar en Internet cuando el acceso sea técnicamente controlable para otorgar un conocimiento restringido únicamente a los Titulares de los datos personales o a terceros autorizados.

Principio de seguridad: El responsable y encargado del tratamiento de los datos personales deberán cumplir con todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

No discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.

Reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales.

Principio de limitación en la recolección: Sólo deben recolectarse los Datos Personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del Tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

2.4. Sanciones por el incumplimiento de la Legislación Vigente: El incumplimiento de esta política y de las obligaciones que con ella se dan a conocer puede llegar a generar sanciones para La Compañía que van desde multas hasta por dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales vigentes, hasta el cierre inmediato y definitivo de la empresa.

2.5. Vigencia: La presente política entrará a regir a partir del 01 de 01 de 2021.

FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS.

3.1. En relación con la base de datos de candidatos a empleados, empleados, contratistas, ex empleados y ex contratistas de La Compañía:

Cumplir el objeto de la relación laboral, civil o comercial que se hubiere adquirido con los Titulares.
Conservar y administrar la información de la relación laboral o comercial con los Titulares.
Publicar y difundir en la página web de La Compañía, en la Plataforma o en cualquier otro medio de difusión, los perfiles académicos profesionales de los Titulares.
Realizar estudios históricos, administrativos o estadísticos del personal de La Compañía.
Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a contratistas y empleados de La Compañía.
Mantener la seguridad de las instalaciones de La Compañía y de quienes allí laboran.
Mantener comunicación directa con los Titulares para temas relacionados con su relación laboral o comercial.
El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de La Compañía.
Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares.
Verificar conflictos de intereses en nuevos empleados o contratistas de La Compañía y sus filiales, así como inhabilidades e incompatibilidades de los mismos.
Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a contratistas y empleados de La Compañía.
Proteger la salud de los empleados y contratistas de La Compañía.
Cumplir el objeto social de La Compañía.
Prevenir y constatar la comisión de delitos o conductas delictivas por parte de los empleados, contratistas y aspirantes, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, SAGRAFT, así como las redes sociales correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aquellos terceros encargados de administrar el sistema de seguridad social en Colombia, así como a compañías aseguradoras.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que se presente sustitución patronal o en aquellos casos en que La Compañía ceda su posición contractual.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, con el fin de dar referencias laborales y/o profesionales sobre los Titulares.
Para verificar antecedentes laborales, profesionales, comerciales y cualquier referencia que concierna a su idoneidad profesional y comercial.
Para la evaluación y desarrollo de procesos de selección y su histórico.
Para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de La Compañía, tales como: manejo administrativo de la relación laboral, pagos de nómina, afiliaciones, pagos y reportes al sistema de seguridad social integral; pago de parafiscales, entre otras.
Para dar atención de Consultas, peticiones, solicitudes, acciones y Reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus representantes o derecho habientes, o por entidades del sistema general de seguridad social integral a los que el titular esté o hubiere estado vinculado.
Para participar en procesos de contratación pública o privada, y atender las condiciones o exigencias de dichos concursos, licitaciones, manifestaciones de interés públicas o privadas, precalificaciones públicas o privadas, presentación de propuestas, y en general, a la inscripción o participación en cualquier proceso de selección de contratación público o privado.
La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales.
La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos y de calificación de riesgo.
Proteger la salud de los empleados de La Compañía y de quienes concurran a sus instalaciones.

3.2. En relación con las bases de datos de clientes actuales, antiguos, futuros y aliados comerciales:

La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales.
El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios.
El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de La Compañía.
La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales.
La difusión de los casos o asuntos atendidos por La Compañía que hayan sido exitosos y representativos.
La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos y de calificación de riesgo.
El cumplimiento del objeto social de La Compañía y el cumplimiento del objeto contractual o civil con los Titulares.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a La Compañía, aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales o internacionales que La Compañía encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de Responsables.
Transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales o internacionales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de La Compañía puedan ser de interés del Titular.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales o internacionales, en aquellos casos en que La Compañía participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación y/o enajenación de activos.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales o internacionales, en aquellos casos en que La Compañía, tenga el interés de vender o comercializar en cualquier forma los datos como un activo o bien de naturaleza comercial.
Prevenir y contrarrestar un eventual riesgo reputacional que pudiere afectar a La Compañía, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como, bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, así como las redes sociales y correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.
Para verificar antecedentes laborales, profesionales, comerciales y cualquier referencia que concierna a su idoneidad profesional y comercial y/o comportamiento como consumidor.
Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares.
Para realizar reportes ante las bases de datos de operadores de información crediticios y de naturaleza comercial.
Para gestionar el pago de sumas remuneradas, comisiones, descuentos y retenciones de naturaleza tributaria o parafiscal.
Para realizar estudios y estrategias de mercadeo y publicidad.
Transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a entidades gubernamentales nacionales y/o internacionales para los proyectos que gestionen tales entidades.
Para realizar labores de mercadeo y remitir publicidad La Compañía y/o de Terceros aliados comerciales.
Proteger la salud de los Titulares de La Compañía y de quienes concurran a sus instalaciones.
Realizar actividades de mercadeo, ventas y promocionales, telemarketing (mercadeo telefónico), servicio al cliente, actividades de activación de marca, premios y promociones, directamente o a través de terceros derivados de alianzas comerciales o de cualquier vínculo.
Realizar invitaciones a eventos, mejorar servicios, y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con la Compañía, o aquel que llegare a tener.
Realización grabación, publicación y conservación de videoconferencias.

3.3. En relación con la base de datos de futuros, eventuales, actuales y antiguos accionistas:

El desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación contractual que el titular tenga con La Compañía.
El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios, y de requerimientos y solicitudes de información de autoridades públicas.
La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales y técnicos.
La comunicación con los titulares para efectos contractuales, informativos y comerciales.
El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a La Compañía, aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales e internacionales que La Compañía encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de Responsables.
Con el fin de preservar la seguridad de La Compañía, analizar y verificar la información de los accionistas de La Compañía.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales y/o internacionales, en aquellos casos en que La Compañía participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación y/o enajenación de activos.
Para verificar antecedentes laborales, profesionales, comerciales y cualquier referencia que concierna a su idoneidad profesional y comercial.
Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares.
Para el ejercicio del desarrollo de los derechos del accionista y de la operación de la asamblea general de accionistas.
Proteger la salud de los accionistas de La Compañía y de quienes concurran a sus instalaciones.

3.4. En relación con la base de datos proveedores de La Compañía:

Cumplir el objeto de la relación civil o comercial que se hubiere adquirido con los Titulares.
Conservar y administrar la información de la relación comercial con los Titulares.
Realizar estudios históricos, administrativos o estadísticos de los proveedores de La Compañía.
Mantener la seguridad de las instalaciones de La Compañía y de quienes allí laboran.
Mantener comunicación directa con los Titulares para temas relacionados con su relación comercial.
El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de La Compañía.
Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares.
Verificar conflictos de intereses en empleados, accionistas o contratistas de La Compañía y sus filiales, así como inhabilidades e incompatibilidades de los mismos.
Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a proveedores de La Compañía.
Cumplir el objeto social de La Compañía.
Prevenir y constatar la comisión de delitos o conductas delictivas por parte de los empleados, contratistas y aspirantes, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, SAGRAFT, así como las redes sociales correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aquellos terceros encargados de administrar el sistema de seguridad social en Colombia, así como a compañías aseguradoras.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que se presente sustitución patronal o en aquellos casos en que La Compañía ceda su posición contractual.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, con el fin de dar referencias profesionales sobre los Titulares.
Para verificar antecedentes laborales, profesionales, comerciales y cualquier referencia que concierna a su idoneidad profesional y comercial.
Para la evaluación y desarrollo de procesos de selección de proveedores y su histórico.
Para gestionar y revisar el pago de sumas por labores remuneradas, comisiones, descuentos y retenciones de naturaleza tributaria o parafiscal.
El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios, y de requerimientos y solicitudes de información de autoridades públicas.
La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales y técnicos.
La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos y comerciales.

3.5. En relación con la base de datos de consumidores finales.

La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales.
El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios.
El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de La Compañía.
La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales.
La difusión de los casos o asuntos atendidos por La Compañía que hayan sido exitosos y representativos.
La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos y de calificación de riesgo.
El cumplimiento del objeto social de La Compañía y el cumplimiento del objeto contractual o civil con los Titulares.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a La Compañía, aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales o internacionales que La Compañía encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de Responsables.
Transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales o internacionales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de La Compañía puedan ser de interés del Titular.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales o internacionales, en aquellos casos en que La Compañía participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación y/o enajenación de activos.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales o internacionales, en aquellos casos en que La Compañía, tenga el interés de vender o comercializar en cualquier forma los datos como un activo o bien de naturaleza comercial.
Prevenir y contrarrestar un eventual riesgo reputacional que pudiere afectar a La Compañía, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como, bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, así como las redes sociales y correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.
Para verificar antecedentes laborales, profesionales, comerciales y cualquier referencia que concierna a su idoneidad profesional y comercial y/o comportamiento como consumidor.
Para realizar estudios y estrategias de mercadeo y publicidad.
Transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a entidades gubernamentales nacionales y/o internacionales para los proyectos que gestionen tales entidades.
Para realizar labores de mercadeo y remitir publicidad La Compañía y/o de Terceros aliados comerciales.
Para fines de seguridad, mejoramiento del servicio, la experiencia en los servicios, los Datos Personales podrán ser utilizados, entre otros, como prueba en cualquier tipo de proceso.
DATOS QUE SE RECOPILAN Y FORMA DE OBTENCIÓN.

La Compañía podrá pedir expresamente a los Titulares o recolectar los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de la Base de Datos, los cuales son -entre otros-, los siguientes:

4.1. En relación con las bases de datos de empleados, contratistas, exempleados y ex contratistas: Nombre y apellidos, nacionalidad, estado civil, número de identificación, libreta militar, tarjeta profesional, huella dactilar, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, historial laboral, clínico o de salud, académico y patrimonial, referencias, antecedentes comerciales o información financiera, judiciales, disciplinarios y familiares con otras compañías o con entidades públicas, fotografías recientes, imágenes en cámaras de vigilancia; imágenes en videoconferencias, historia clínica ocupacional; nombre, número de identificación, teléfono, sexo, fecha y lugar de nacimiento, lugar de trabajo cargo o profesión del cónyuge o compañero permanente de empleados y contratistas y de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil, género, nivel socioeconómico, ubicación y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.

4.2. En relación con las bases de datos de clientes, proveedores, aliados comerciales: Nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, necesidades e intereses, lugar de trabajo, domicilio, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales, firma, necesidades e intereses y emociones.

4.3. En relación con las bases de datos futuros, eventuales, actuales y antiguos accionistas: Nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, necesidades e intereses, lugar de trabajo, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales, firma, necesidades e intereses.

4.4. En relación con las bases de datos de consumidores finales: Nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, necesidades e intereses, lugar de trabajo, domicilio, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales, género, ubicación, nivel socioeconómico, firma, necesidades e intereses.

PARÁGRAFO PRIMERO. Los datos podrán ser suministrados explícitamente por los Titulares, o recolectados al inicio y/o durante la relación laboral o civil o comercial entre los Titulares y La Compañía.

PARÁGRAFO SEGUNDO. La Compañía solo recopilará y tratará datos considerados como Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley. Para tales eventos, se informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, los datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento.

4.5. Formas de recolección de datos: La Compañía recolectará datos por medio de su página web, la Plataforma (learning system), aplicativos, correos electrónicos, formularios físicos o digitales, encuestas por medios digitales o físicos, entre otros medios, a los que tengan acceso los Titulares a través de los medios de comunicación, portales web o aplicativos de software de La Compañía, y cualquier otro medio que considere idóneo.

DATOS DE MENORES DE EDAD.

La Compañía usará, almacenará y realizará tratamiento de datos personales de menores de edad que sean usuarios de la Plataforma, y cuyo tratamiento haya sido autorizado por sus representantes legales. La finalidad de dicho tratamiento será únicamente la de cumplir con el objeto social de La Compañía y prestar los servicios educativos de la Plataforma. Para tales efectos, La Compañía tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales.

INFORMACIÓN Y DATOS SENSIBLES

Los datos relacionados con el estado de salud, de orientación política, pertenencia a etnias y cualesquiera otros, de los clientes, empleados o contratistas, o consumidores finales que sean susceptibles de generar un acto de discriminación, son Datos Sensibles. En consecuencia, de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes, se informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, dichos datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento. Tal tratamiento solo será realizado mediante la autorización cualificada con la cual cuenta La Compañía para los efectos.

Los titulares que pretendan realizar peticiones a través de la Plataforma de La Compañía donde sea necesario el suministro de información sensible, deberán advertirlo dentro del aplicativo, informando tal situación dentro del formulario correspondiente, para lo cual, teniendo en cuenta la naturaleza de las peticiones y del servicio ofrecido de la Plataforma, deberán otorgar su autorización de tratamiento de datos personales sensibles, para los efectos de usar el aplicativo y dar trámite al proceso de la petición. De no otorgarla, deberán abstenerse de realizar tales peticiones a través de la Plataforma y/o de usarlo para tales efectos, por cuanto, para la prestación del servicio y su naturaleza, se requiere dicha autorización.

DERECHOS DE IMÁGEN

Con el hecho de participar en cualquier videoconferencia patrocinada por La Compañía, los Titulares aceptan y autorizan que sus nombres e imágenes aparezcan en los programas, publicaciones y demás medios publicitarios y en general en todo material de divulgación con fines promocionales o comerciales que La Compañía deseen hacer durante el término de 50 años, sin que ello implique la obligación de remunerarlos o compensarlos. Asimismo, renuncian a cualquier reclamo por derechos de imagen.

AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN.

Mediante el suministro de alguno de los datos personales en la forma señalada en esta Política, y/o la autorización expresa, verbal o por escrito, el Titular autoriza expresa o inequívocamente a La Compañía para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política de Tratamiento y la ley.

Para obtener la autorización, es necesario informarle al Titular de los Datos Personales de forma clara y expresa lo siguiente:

El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo;

El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;

Los derechos que le asisten como Titular previstos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012;

La identificación, dirección física o electrónica de La Compañía.

La Autorización del Titular debe obtenerse a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, formato de PQR, mensajes de datos o Apps, email, teléfono, registro o autenticación en la Plataforma, entre otras.

8.1 Término de la autorización: El término del Tratamiento de los Datos Personales será desde que se otorga la autorización hasta el día en que La Compañía se disuelva y se liquide o hasta que se termine la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

La Compañía sólo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Tratamiento o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, el Titular expresamente autoriza a La Compañía para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias:

Establecer comunicación entre La Compañía y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos, cualquier mensaje de datos y/o medios físicos.
Auditar, estudiar y analizar la información de la Base de Datos para diseñar y ejecutar estrategias administrativas, laborales y financieras relacionadas con el personal de La Compañía.
Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.
Suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a La Compañía, aliados comerciales o a otras sociedades o personas que La Compañía encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación laboral o civil con los Titulares.
Con el fin de preservar la seguridad de La Compañía, analizar y verificar la información de los empleados y colaboradores de La Compañía y de aquellos que participen en procesos de selección.
Realizar calificación de riesgo financiero, jurídico, comercial y de seguridad.
Consultar, almacenar y usar la información financiera obtenida que terceros administradores de bases de datos, previa autorización del Titular para dicha consulta.
Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados, entidades estatales o compañías, así como enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas.
Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de La Compañía, o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados estratégicos nacionales o extranjeros para que estos contacten los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los titulares, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales, así como para tratar y procesar los datos en servidores en la nube de terceros.
Vender o ceder los datos a terceros nacionales y/o extranjeros, previo cumplimiento de la legislación vigente y de la presente Política.
Transferir, transmitir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales y/o extranjeros para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de La Compañía puedan ser de interés del Titular.
Suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a La Compañía, aliados comerciales o a otras sociedades o personas que La Compañía encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación laboral o civil con los Titulares.
Verificar conflictos de intereses o posibles irregularidades en los nuevos contratistas y/o empleados de La Compañía.
Las demás que sean necesarios para cumplir las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento.
Transferir, transmitir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que La Compañía participe en procesos de fusión, integración, escisión y/o liquidación.
Realizar, grabar, conservar, reproducir videograbaciones.
Prestar el servicio de la Plataforma.
Procesar pagos de los clientes o consumidores finales.

USO DE DATOS PERSONALES BAJO ESTA POLÍTICA

La Compañía solo tratará los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y los usos autorizados en esta Política o en las leyes vigentes.

10.1 Autorización para nuevos usos: La Compañía podrá solicitar autorización de los titulares para nuevos usos de sus datos o información, para lo cual publicará los cambios en la presente Política de Tratamiento en su página web o en cualquier medio que estime conveniente según el caso.

CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.

Cualquier cambio sustancial en las Políticas de Tratamiento será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web, carteleras o informado mediante correo electrónico o cualquier otro medio que se considere idóneo.

ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y CONDICIONES DE SEGURIDAD.

El Titular autoriza expresamente a La Compañía para que éste almacene sus datos personales de la forma y con las medidas de seguridad que considere más conveniente y adecuada. Las medidas de seguridad con las que cuenta La Compañía buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, La Compañía de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos. Los datos, en todo caso tendrán las políticas de seguridad y confidencialidad que se indican en el siguiente link www.arukay.com/tratamiento_datos_personales

DERECHOS DE LOS TITULARES.

La Compañía informa a los Titulares que, conforme a la legislación vigente, éstos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En especial, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, son derechos de los Titulares los siguientes:

Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía, salvo que se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

Ser informado por la Compañía, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Objetar los datos que sean tratados por La Compañía.

Mover, copiar, o transferir datos personales de un controlador a otro, de una forma segura, en un formato legible y comúnmente usado (derecho de portabilidad).

Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable.

DEBERES DE LA COMPAÑÍA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Compañía está obligada a cumplir los deberes impuestos por la ley. Por ende, debe obrar de tal forma que cumpla con los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de los derechos mencionados en esta Política.

Observar los principios establecidos en esta política en el Tratamiento de Datos Personales

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Actualizar la información cuando sea necesario.

Rectificar los Datos Personales cuando ello sea procedente.

Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.

Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

MANIFESTACIONES DE LOS TITULARES

Los titulares manifiestan que:

Mediante el suministro voluntario de alguno de los datos personales en la forma señalada en el numeral anterior, la autorización expresa verbal o por escrito, el registro o creación de un perfil o cuenta en la Plataforma, o la autenticación o ingreso a la Plataforma por medio de la autenticación con la cuenta del titular suscrita a un tercero, incluyendo, pero sin limitarse a Microsoft, Google o Facebook, el titular autoriza expresa e inequívocamente a La Compañía para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política y la ley.

Se les informó acerca de las finalidades para las cuales se utilizarán los datos sensibles recolectados, los cuales se encuentran descritos en el título I de esta Política.

Entienden que son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, así como los de origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con el estado de salud, la vida sexual y los datos biométricos.

Comprenden las medidas de seguridad que La Compañía implementa para brindar protección a los datos personales que recolecta y, por tanto, aceptan las mismas

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, ACTUALIZACIONES, PETICIONES Y RECLAMOS EN RELACIÓN CON DATOS PERSONALES.

quien ostenta la condición del Área de Protección de datos personales de la compañía.

Procedimiento para ejercer sus derechos. Todas las solicitudes que realicen las personas legitimadas para conocer los Datos Personales que reposan en La Compañía se canalizarán a través del mencionado correo electrónico en el cual constará la fecha de recibo de la consulta y la identidad del solicitante. El reclamo debe dirigirse a ARUKAY S.A.S. y contener como mínimo la siguiente información: 1) Nombre e identificación del Titular del dato o la persona legitimada. 2) Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo. 3) Pretensiones. 4) Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite. 5) Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.
Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, La Compañía responderá la solicitud en un plazo de máximo diez (10) días hábiles. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante La Compañía, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a La Compañía con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, La Compañía podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que La Compañía no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.
Una vez recibido el reclamo completo, cuando este no pueda ser resuelto de manera expedita y siempre y cuando sea técnicamente posible, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El retiro o supresión no procederá cuando exista un deber contractual o legal de permanecer en la base de datos de La Compañía, como por ejemplo, para el cumplimiento de deberes contables, tributarios, comerciales o jurídicos.

QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

El Titular, sus causahabientes o apoderados, deberán agotar el trámite de consulta ante La Compañía o quien éste designe, con anterioridad a la presentación de cualquier queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio como Requisito de Procedibilidad.

POLÍTICA PARA LA ELIMINACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES

La Compañía en virtud de los principios de finalidad, necesidad, proporcionalidad, y temporalidad, realizará el tratamiento de datos personales de los titulares. Una vez, cumplido con la finalidad de dicho tratamiento y viéndolo necesario, procederá a la supresión o eliminación de los datos de los titulares, conforme a los siguientes parámetros:

La Compañía evaluará semestralmente y anualmente la información de los titulares, y de acuerdo con sus características y su estado, procederá a elegir aquellos datos que considere a su discreción que deben ser suprimidos o eliminados. Para los efectos, tendrá en cuenta si existen derechos en cabeza de los titulares que impidan la supresión de los datos o si existen deberes legales, contractuales o constitucionales que impidan la eliminación.
La Compañía informará previamente a los titulares la decisión y el fundamento de la supresión de sus datos personales quienes, mediante los canales habilitados, podrán ejercer su derecho a interponer consultas, peticiones o reclamos respecto de dicha decisión dentro de los quince (15) días hábiles siguientes. Las consultas, peticiones o reclamos seguirán los procedimientos establecidos en el acápite 16. En el evento que no haya reclamo o petición alguna en relación con la decisión se procederá a la supresión.
La Compañía elevará las actas y registros que correspondan respecto de los procesos de supresión y eliminación de los datos personales de los titulares, para los efectos de trazabilidad del procedimiento.

CONFIDENCIALIDAD, DERECHOS FUNDAMENTALES Y ANONIMIZACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

La Compañía es respetuosa de los derechos fundamentales de a la intimidad, a la libertad de expresión y al buen nombre y honra de los titulares de sus bases de datos, razón por la cual, para los efectos de garantizar tales derechos, tomará las medidas que considere pertinentes en materia de confidencialidad, tales como las siguientes:

Se abstendrá de divulgar parcial o totalmente la información confidencial recibida a cualquier persona natural o jurídica, entidades gubernamentales o privadas, que no haya sido autorizada previamente.
Se abstendrá de utilizar, explotar, emplear, publicar o divulgar la información confidencial en una forma diferente a la autorizada en la presente política.
Instruirá a todas aquellas personas que eventualmente tengan acceso a la información confidencial sobre la forma de manipulación, utilización, manejo de medidas de seguridad y demás, para que dicha información permanezca con el debido manejo y protegida.
El uso de la información confidencial se realiza observando los principios de la ética y buenas prácticas en materia de protección de datos personales. Para ello, La Compañía manifiesta expresamente que emplea todos los medios a su alcance para impedir esa utilización irregular o no autorizada de la información confidencial.
La Compañía realizará la anonimización de los datos personales de los titulares, cuando considere que pueden afectar su derecho a la intimidad, buen nombre y honra. En todo caso, La Compañía a petición de los titulares y presentándose las razones para ello, realizará la correspondiente anonimización de cualquier dato personal.
La Compañía no censurará la información personal de los titulares, siempre y cuando, esté dentro del marco de las buenas costumbres, la ley y la constitución, garantizando el derecho fundamental de los titulares a su libertad de expresión.

CONDICIONES A LAS CUALES SE SOMETEN LOS DATOS SENSIBLES

La Compañía aplicará las medidas necesarias para realizar el tratamiento de datos sensibles de los titulares conforme a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, razón por la cual se abstendrá de realizar el tratamiento de datos personales que no estén autorizados de manera expresa por parte del Titular. Igualmente, implementara las medidas de seguridad y de confidencialidad necesarias para evitar cualquier incidente y/o violación a dicha información. El Tratamiento será excepcional y de acuerdo con el tratamiento y las finalidades estipuladas en la autorización cualificada y de conformidad con el principio de Responsabilidad Demostrada.

En cualquier caso, el titular deberá implementar la diligencia necesaria para mantener la reserva y seguridad de su información personal sensible.

POLÍTICAS DE VERACIDAD Y CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

En desarrollo del principio de veracidad y calidad de la información, La Compañía tomará las medidas necesarias para que la información que conste en sus bases de datos, sea cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Por tal razón, solicita a los Titulares la información que sea necesaria e integral para las finalidades del tratamiento respectivo. Igualmente, solicitará los soportes necesarios, para que la información de sus bases de datos sea comprobable y cierta. Para los efectos anteriores, La Compañía implementará las siguientes medidas.

Tomará todas las medidas para que, en la recolección de la información de los titulares, se obtenga información completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. En tal sentido, implementará medidas de debida diligencia en los medios de recolección de datos para tales fines.
Ofrecerá formularios de actualización semestralmente a los titulares, para que actualicen sus datos personales.
Se abstendrá de realizar el tratamiento de datos personales de los titulares, con información parcial, incompleta, fraccionada o confusa.
Verificará la identidad de los titulares y de la información que le sea suministrada, solicitando los documentos de acreditación que sean necesarios en cada caso particular, pudiendo solicitar entre otros, los siguientes: Cédula de ciudadanía, Rut, antecedentes judiciales y de policía, historial crediticio, certificaciones de entidades privadas y/o públicas.
La Compañía realizará auditorías semestrales sobre la veracidad y calidad de su información, de encontrar irregularidad y/o falencias en la misma, requerirá a los titulares que suministren la información y soportes que sean necesarios.

ABSTENCIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS REFERIDOS A ANTECEDENTES PENALES

La Compañía se abstendrá de realizar el tratamiento de datos personales que concierna a los antecedentes penales de las personas. No obstante, podrá verificar las bases datos públicas, donde consten este tipo información, con el único y exclusivo fin de garantizar la legalidad de sus operaciones y la seguridad de la compañía y sus empleados.

TRATAMIENTO DE DATOS AUTOMATIZADO

La Compañía podrá realizar el tratamiento de datos personales automatizado, por lo que, utiliza aplicativos de inteligencia artificial, con el fin de lograr la eficiencia en sus procesos y realizar estudios de perfilamiento. Dichos estudios, no serán puestos a disposición del público y se mantendrán bajo las condiciones de confidencialidad y seguridad estipuladas en esta política.

No obstante, los datos personales que son sometidos a un proceso de automatización, no se utilizan para la toma decisiones individuales sobre los derechos de las personas, y no son el único referente para decisiones que rigen el tratamiento de datos personales de La Compañía.

En cualquier caso, en el evento en que se realicen tratamientos de datos personales automatizados que eventualmente puedan llevar a afectar a los titulares, La Compañía informará a los titulares y garantizará su derecho a la objeción frente al tratamiento en mención y sus resultados.

AVISO DE PRIVACIDAD

a. Mediante el aviso de privacidad se informa al Titular, la información relativa a la existencia de las políticas y procedimientos de Tratamiento de Datos Personales contenida en esta política, así como las características del Tratamiento que se le dará a los Datos Personales, y contendrá, cuando menos, la siguiente información: (i) identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable o Encargado del Tratamiento; (ii) tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales y su finalidad; y (iii) los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la Política de Tratamiento y los mecanismos para la consulta de los Datos Personales del Titular.

La Compañía conservará copia del modelo de aviso de privacidad que se transmite a los Titulares mientras se lleve a cabo el Tratamiento de los Datos Personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Para el almacenamiento del modelo, La Compañía o quien éste designe podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología. El aviso de privacidad de tratamiento de los datos personales está para la disposición y consulta a través de la Página Web de La Plataforma.

PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y para permitirle a La Compañía el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales.

TRANSMISIONES O TRANSFERENCIAS NACIONALES O INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES

La Compañía podrá transferir o transmitir datos a uno o varios Encargados o Responsables ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando así esté autorizado por el Titular de la información, por la ley o por un mandato administrativo o judicial. Para todos los efectos se entiende que con la aceptación de esta política los titulares consienten que La Compañía transfiera o transmita internacionalmente los datos a sus proveedores de servicios computacionales en la nube, frente a los cuales La Compañía certifica que se encuentran ubicados en una jurisdicción con un nivel adecuado de protección (i.e., Estados Unidos en virtud del marco Safe Harbor).

APLICACIÓN DE GARANTÍAS Y DERECHOS DE LA REGULACIÓN ESTABLECIDA EN EL REGLAMENTO (UE) 2016/679.

En el evento en que La Compañía tenga operaciones y actos que sean objeto y competencia de la regulación de la Unión Europea en materia de Protección de Datos Personales, en su calidad de Responsable, garantizará el ejercicio de las prerrogativas, garantías y derechos conferidos en el Reglamento (UE) 2016/679. Para los efectos, el Titular deberá manifestar en su reclamo o petición las razones y hechos que fundamentan la aplicación de tal régimen.

Igualmente, previo al uso del aplicativo, deberá informar tal situación a La Compañía, a través de los canales habilitados para los efectos.

En cualquier caso, en aplicación del régimen mencionado, La Compañía garantizará el ejercicio de los derechos de restricción y de portabilidad de datos personales, cuando sean solicitados por parte de los titulares y en los eventos de su procedencia de acuerdo con la regulación.